REGULAMIN
organizacyjny Zespołu Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych
w Aleksandrowie Kujawskim
Część I
Postanowienia ogólne
I. Podstawa prawna regulaminu:
1. §19 Statutu Zespołu Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych w Aleksandrowie Kujawskim zatwierdzony uchwałą Nr XXIII/163/96 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Kujawskim z dnia 21 listopada 1996r.
2. ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty ( Dz. U. Nr 67 poz. 329 z 1996r. )
3. ustawa z dnia 5 stycznia 1991r. prawo budżetowe ( Dz. U. Nr 72 poz. 344 z 1993r. ) i inne przepisy finansowe.
4. ustawa Kodeks Pracy
5. inne akty wykonawcze do ww. ustawy.
II. Regulamin organizacyjny Zespołu Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych w Aleksandrowie Kujawskim, zwany dalej regulaminem, określa:
1. organizację wewnętrzną Zespołu,
2. zakresy czynności poszczególnych komórek organizacyjnych ( pracowników ),
3. kompetencji organu sprawującego nadzór,
4. kompetencje organu prowadzącego ( Rady Miejskiej ) szkoły podstawowe i przedszkola samorządowe.
III. Regulamin organizacyjny zawiera w formie załączników:
1. regulamin pracy ZOSiPS – zał. Nr 2
2. regulamin wynagradzania i premiowania w Zespole – zał. Nr 3
3. regulamin podziału funduszu świadczeń socjalnych – zał. Nr 4.
IV. Zespół jako jednostka budżetowa gminy wykonuje swoją pracę w oparciu o postanowienia Statutu w szczególności oraz innych przepisów prawnych. Pracę Zespołu organizuje i kieruje bieżącymi sprawami Dyrektor ZOSiPS w Aleksandrowie Kuj., który jest kierownikiem i zwierzchnikiem zatrudnionych w Zespole pracowników.
V. Porządek wewnętrzny w Zespole określa Regulamin Pracy – zał. Nr 2 do niniejszego regulaminu.
VI. Do właściwości Zespołu należy prowadzenie spraw budżetowych, finansowych, administracyjno-gospodarczych, inwestycyjno-remontowych szkół i przedszkoli, który jako jednostka budżetowa III stopnia prowadzi obsługę administracyjno-gospodarczą, finansową oraz księgową placówek oświatowych podlega gminie.
VII. Zespół odpowiada za swoją działalność przed Zarządem Miasta w Aleksandrowie Kujawskim w granicach ustalonych przez Zarząd pełnomocnictwa.
VIII. Zespół składa Zarządowi Miasta sprawozdanie ze swojej działalności.
Część II
Struktura organizacyjna Zespołu
I. Pracą Zespołu kieruje dyrektor przy pomocy głównego księgowego jako jego zastępcy.
II. Zespół posiada strukturę bezwydziałową, wewnątrz nie tworzy się komórek organizacyjnych lecz wyłącznie stanowiska pracy:
1. głównego księgowego
2. specjalisty ds. płac i zasiłków
3. samodzielnego referenta ds. księgowości materiałowej
4. kasjera
5. specjalisty ds. księgowości analitycznej i księgowości kasy zapomogowo-pożyczkowej
6. referenta ds. obsługi komputera ( osoba niepełnosprawna )
III. Szczegółową strukturę organizacyjną przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
Część III
Zasady i tryby pracy Zespołu
I. Kierujący Zespołem są odpowiedzialni przed Zarządem Miejskim w Aleksandrowie Kujawskim za wykonanie zadań określonych dla Zespołu, a w szczególności za:
1. nadzór nad wypełnieniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników
2. zgodności z prawem opracowanych projektów decyzji
3. inicjowanie i opracowywanie projektów niezbędnych zarządzeń, decyzji i wytycznych w zakresie prowadzenia spraw
4. właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów.
II. Kierujący Zespołem wykonuje swoje zadania bezpośrednio i przy pomocy podległych pracowników.
III. Przy wykonywaniu zadań dyrektor Zespołu jest uprawniony do:
1. współdziałania z właściwymi jednostkami i instytucjami na terenie miasta, województwa oraz kraju,
2. brania udziału na zaproszenie właściwej komisji Rady Miejskiej w jej posiedzeniach,
3. zasięgania opinii komisji RM i przedstawiania spraw do rozpatrywania przez te Komisje,
4. udziału w naradach i zebraniach organizowanych przez Kuratorium Oświaty na zaproszenie,
5. udziału w innych spotkaniach dotyczących oświaty na zaproszenie organizatorów lub z polecenia Burmistrza Miasta.
IV. W przypadku, gdy dyrektor nie może pełnić swych obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępuje go Główny Księgowy Zespołu.
V. Pracownicy Zespołu przygotowują i realizują zadania wynikające z zakresu czynności i ponoszą odpowiedzialność za:
1. dokładną znajomość i stosowanie przepisów prawnych oraz wytycznych obowiązujących w powierzonych im dziedzinach
2. przestrzeganie terminów załatwianych spraw
3. prawidłowe przytaczanie w projektach decyzji podstaw prawnych, nazw, imion i nazwisk, obliczeń itp.
4. właściwe załatwianie interesantów i stosunek do nich
5. należyte ewidencjonowanie i przechowywanie akt, zbiorów, przepisów prawnych, rejestrów itp.
VI. Pracownicy Zespołu ponoszą odpowiedzialność przed dyrektorem.
VII. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników Zespołu określają zakresy czynności.
VIII. Wykonywanie zadań przez Zespół opiera się na bieżącej i systematycznej realizacji szczegółowych zadań określonych w Statucie.
IX. Czynności kancelaryjne w Zespole, obieg korespondencji i zasady podpisywania pism reguluje instrukcja kancelaryjna i instrukcja obiegu dokumentów księgowych. Obowiązujące zadania wewnętrzne, informacje i zawiadomienia podawane są do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętymi zasadami obiegu informacji.
Część IV
Zakresy działania pracowników Zespołu
I. Do zadań dyrektora należy:
1. Sprawowanie nadzoru nad działalnością Zespołu pod względem merytorycznym i finansowym.
2. Nadzorowanie obsługi administracyjno-gospodarczej i finansowej oraz księgowej szkół i przedszkoli samorządowych.
3. Odpowiedzialny jest za:
- sporządzanie planów finansowych dla Zespołu, szkół i przedszkoli oraz za ich realizację,
- sporządzanie zbiorczego planu finansowego szkół i przedszkoli.
4. Dokonywanie, z udziałem dyrektorów szkół i przedszkoli, podziału środków otrzymanych z budżetu gminy na poszczególne placówki.
5. Zbieranie ze szkół i przedszkoli sprawozdań z wykorzystania powierzonych środków i sporządzanie sprawozdań zbiorowych dla Zarządu Miejskiego i Kuratorium Oświaty oraz innych organów.
6. Nadzorowanie kontroli finansowej w podległych placówkach.
7. Ustalanie struktury organizacyjnej Zespołu celem przedłożenia do zatwierdzenia przez Zarząd Miejski.
8. Organizowanie obsługi technicznej konkursów na dyrektorów szkół i przedszkoli samorządowych.
9. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami Zespołu.
10. Prowadzenie akt osobowych pracowników Zespołu.
11. Organizowanie remontów bieżących budynków szkół i przedszkoli, a także sprawowanie nadzoru nad ich właściwą eksploatacją i konserwacją.
12. Opracowywanie projektów i prowadzenie remontów kapitalnych i bieżących nieruchomości szkolnych i przedszkoli oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją.
13. Sprawowanie nadzoru nad organizacją i terminowym przebiegiem wykonawstwa inwestycyjnego, a także organizowanie nadzoru robót inwestycyjnych.
14. Współdziałanie z zakładami budżetowymi miasta w zakresie podejmowania przez nie inwestycji miejskich.
15. Współdziałanie z wyspecjalizowanymi jednostkami w zakresie:
- sporządzania danych programowych do projektowania urządzeń oświatowych,
- doboru projektów typowych lub wnioskowanie o sporządzenie dokumentacji indywidualnej ,
- opiniowanie i przygotowanie do zatwierdzenia poszczególnych stadiów dokumentacji projektowo-kosztorysowej,
- pierwszego wyposażenia obiektów oświatowych.
16. Podejmowania działań związanych z poprawą warunków BHP i stanu higieniczno-sanitarnego placówek.
17. Organizowanie przeglądów technicznych budynków szkół i przedszkoli samorządowych.
18. Prowadzenie niezbędnej dokumentacji: zlecenia, przetargi, umowy o roboty projektowe i budowlane, dokumentacji technicznej.
19. Współdziałanie z dyrektorami szkół i przedszkoli oraz Państwowym Terenowym Inspektorem Sanitarnym w sprawie zatwierdzania obiektów szkolnych i przedszkolnych do prowadzenia działalności wypoczynkowej dzieci i młodzieży.
20. Opiniowanie arkusza organizacyjnego szkół i przedszkoli samorządowych.
21. Kontrola nad prawidłową działalnością szkół i przedszkoli samorządowych w zakresie organizacji i dyscypliny pracy.
II. Do zadań głównego księgowego należy:
1. Prowadzenie rachunkowości w Zespole Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych w Aleksandrowie Kujawskim zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami finansowymi.
2. Organizowanie, sporządzanie, przyjmowanie, archiwizowanie, właściwe kierowanie ( obieg ) kontrolowanie dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji finansowych i gospodarczych, czuwanie nad zgodnością dokumentacji księgowej w podległych placówkach z dokumentacją podstawową w jednostce.
3. Bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów, terminowe wykonywanie sprawozdawczości finansowej umożliwiające przekazanie rzetelnych informacji ekonomicznych, terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za mienie publiczne oraz prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych.
4. Prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami polegający na:
a) zapewnieniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami określającymi zasady wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki,
b) zapewnieniu pod względem finansowych prawidłowości zawieranych umów,
c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań.
5. Sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny finansowej i budżetowej w placówkach.
6. Wstępna kontrola legalności dokumentów finansowo-księgowych oraz ich zatwierdzenie do wypłaty.
7. Kierowanie i koordynacja pracy podległych pracowników Zespołu.
8. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności planu kont, obiegu dokumentów itp.
9. Dokonywanie przeniesień kredytów między poszczególnymi paragrafami w danych rozliczeniach budżetowych.
10. Prowadzenie obsługi finansowej funduszu socjalnego.
11. Prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej szkół i przedszkoli.
12. Dokonywanie kontroli wewnętrznej podległych stanowisk pracy.
13. Opracowanie planów finansowych na dany rok budżetowy.
14. Sporządzanie okresowych i rocznych bilansów i sprawozdań finansowych dla potrzeb Urzędu Miejskiego, Zarządu Miejskiego w Aleksandrowie Kujawskim i WUS.
15. Prowadzenie instruktażu i szkolenia pracowników służb ekonomiczno-finansowych wykonujących obsługę finansową na rzecz szkół i przedszkoli.
16. Opracowanie planów zatrudnienia i osobowego funduszu płac zgodnie z decyzjami i wytycznymi Zarządu Miasta w tym zakresie.
17. W zakresie planowania i statystyki:
a) opracowywanie jednostkowych planów finansowych dla podległych placówek,
b) w porozumieniu z dyrektorami placówek korygowanie planów jednostkowych w związku z przyznanymi środkami finansowymi na dany rok budżetowy.
18. W zakresie inwentaryzacji majątku szkół i przedszkoli dokonuje stosownych uzgodnień z księgami inwentaryzacyjnymi, sporządza protokoły, obciąża osoby odpowiedzialne za powierzony majątek.
19. W zakresie kontroli, prowadzi kontrolę finansową w szkołach i przedszkolach oraz kontrolę gospodarki magazynowej w przedszkolach.
20. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora Zespołu Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych w Aleksandrowie Kujawskim.
III. Do zadań specjalisty ds. płac i zasiłków należy:
1. Sporządzanie list płatniczych dotyczących wynagrodzeń za pracę, godzin ponadwymiarowych i nadliczbowych dla nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi szkół i przedszkoli samorządowych obsługiwanych przez Zespół, a także dla pracowników Zespołu.
2. Prowadzenie na bieżąco kart wynagrodzeń dla ww. pracowników.
3. Prowadzenie kart zasiłku chorobowego.
4. Naliczanie zasiłków w oparciu o obowiązujące przepisy i dokumentację
5. Prowadzenie dokumentacji związanej z wypłatą zasiłków z ubezpieczenia społecznego, tj.: porodowe, pogrzebowe, macierzyńskie
6. Prowadzenie dokumentacji związanej z wypłatą odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy oraz do pracy i z pracy
7. Naliczanie nagród z zakładowego funduszu nagród i nagród jubileuszowych
8. Rozliczanie kosztów podróży służbowych
9. Naliczanie i rozliczanie podatków od osób fizycznych
10. Wydawanie zaświadczeń o wysokości zarobków
11. Prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej płac i zatrudnienia dla GUS
12. Rozliczanie umów-zleceń
13. Naliczanie i wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla celów emerytalno - rentowych dla pracowników szkół, przedszkoli i ZOSiPS w Aleksandrowie Kujawskim.
14. Wykonywanie zadań zleconych doraźnie przez dyrektora lub głównego księgowego lub innego pracownika działającego z ich upoważnienia
15. W czasie nieobecności głównego księgowego zastępowanie go oraz podpisywanie dokumentów finansowych.
IV. Do zadań samodzielnego referenta ds. księgowości materiałowej należy:
1. Prowadzenie kartotek materiałowych środków żywności przedszkoli samorządowych
2. Uzgadnianie jakościowo – wartościowe kartotek materiałowych opału przedszkoli samorządowych
3. Uzgadnianie jakościowo – wartościowe stanu magazynu przedszkoli samorządowych
4. Kontrola kartotek ilościowych środków żywności przedszkoli samorządowych
5. W zakresie inwentaryzacji majątku:
a) prowadzi księgi inwentarzowe ZOSiPS w Aleksandrowie Kujawskim
b) ewidencjonuje zakupiony sprzęt i pomoce naukowe
c) dokonuje odpisu zniszczonych przedmiotów na podstawie protokołów
6. Przygotowanie decyzji, naliczanie i prowadzenie ewidencji odzieży roboczej i ochronnej pracowników w porozumieniu z dyrektorami placówek
7. Sprawdzanie dokumentacji dotyczącej wypłat zasiłków wychowawczych i macierzyńskich oraz kontrola zwolnień lekarskich pracowników.
8. Prowadzenie ewidencji odpłatności ( przypisy i wpłaty ) za przedszkola
9. Wykonywanie innych prac zleconych przez dyrektora lub głównego księgowego Zespołu, pisanie na maszynie
V. Do zadań kasjera należy
1. Organizowanie i prowadzenie obsługi kasowej i bankowej szkół i przedszkoli samorządowych obsługiwanych przez Zespół
2. Sprawdzanie pod względem formalno – rachunkowym dokumentów księgowych i pełne przygotowanie ich do realizacji po uprzednim zatwierdzeniu przez głównego księgowego i dyrektora Zespołu.
3. Prowadzenie rozliczeń z udzielonych zaliczek pieniężnych z popilnowaniem terminowego rozliczenia ich przez pobierającą osobę.
4. Rozliczanie opłat pocztowych i telefonicznych Zespołu oraz podległych placówek
5. Sporządzanie przelewów w terminach ustalonych przepisami
6. Organizowanie i dokonywanie wypłat wynagrodzeń nauczycieli i pracowników administracyjno – obsługowych przez Zespół oraz dla pracowników Zespołu
7. Dokonywanie wszelkich innych wypłat gotówkowych na podstawie przedłożonych dokumentów po ich uprzednim zatwierdzeniu
8. Zaopatrywanie placówek w druki ścisłego zarachowania, świadectwa szkolne, pieczęcie szkolne, urzędowe oraz prowadzenie ewidencji i rozliczeń tych druków
9. Odprowadzanie do banku w obowiązujących terminach przyjętej do kasy gotówki
10. Sporządzanie na bieżąco raportów kasowych
11. Właściwe zabezpieczenie dokumentów i środków finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami
12. Naliczanie i prowadzenie dokumentacji uprawniającej do utrzymania zasiłku rodzinnego, pielęgnacyjnego i wychowawczego
13. Rejestracja i przechowywanie dokumentów prawnych oraz druków
14. Rozliczanie składek ZUS
15. Prowadzenie ewidencji z funduszu płac
16. Obsługa zasobów archiwalnych Zespołu
17. Wykonywanie innych zadań zleconych przez głównego księgowego lub dyrektora
18. W czasie nieobecności specjalisty ds. księgowości analitycznej – przejmowanie części jego obowiązków w zakresie zleconym przez głównego księgowego
VI. Do zadań specjalisty ds. księgowości analitycznej i księgowości MKZP należy:
1. Prowadzenie w oparciu o obowiązujące przepisy księgowości analitycznej przedszkoli samorządowych objętych obsługą Zespołu a w szczególności analizę wydatków
2. Prowadzenie dokumentacji ZFŚS Zespołu
3. Prowadzenie księgowości i obsługi kasowej MKZP zgodnie z obowiązującymi przepisami w sprawie zasad organizowania i funkcjonowania pracowniczych kas zapomogo – pożyczkowych w zakresie obsługi członków zatrudnionych w placówkach obsługiwanych przez ZOSiPS w Aleksandrowie Kujawskim
4. Dopilnowanie terminowego i zgodnego z listami potrąceń przekazywanych przez zakład pracy sum na rachunek bankowy kasy
5. Odnotowanie stanu wkładów i zadłużeń na wniosek członków o udzielanie pożyczek przed ich rozpatrzeniem przez Zarząd Kasy
6. Przekazywanie wkładów byłych członków na konta innych Kas Zapomogowo – Pożyczkowych
7. Sporządzanie ewidencji imiennych rachunków poszczególnych członków
8. Prawidłowe i terminowe sporządzanie miesięcznych i okresowych list potrąceń wkładów, rat pożyczek i dodatkowych składek
9. Sporządzanie przelewów, przekazów pocztowych, pism i innych dokumentów o charakterze rozliczeniowo – księgowym w odniesieniu do członków Kasy
10. Dopilnowanie prawidłowego wpłacania wpisowego
11. Obsługa kasowa i prawna ( książeczka czekowa, sporządzanie wypłat ),
12. Sporządzanie bilansu rocznego z załącznikami dla potrzeb Zarządu Kasy oraz organów kontrolnych
13. Prowadzenie rejestru wpłat
14. Wykonywanie innych zadań zleconych doraźnie przez dyrektora Zespołu lub innego pracownika działającego z jego upoważnienia
VII. Do zadań referenta ds. obsługi komputera należy: ( osoba niepełnosprawna )
1. Wdrażanie techniki komputerowej w Zespole w celu usprawnienia obsługi finansowo – księgowej placówek oświatowych podległych ZOSiPS w Aleksandrowie Kujawskim
2. Uruchamianie programów i wprowadzanie danych
3. Szkolenie oraz informowanie pracowników Zespołu w zakresie obsługi komputera i programów użytkowych
4. Obsługa fax – modemu
5. Opracowanie i przygotowanie projektów pism i dokumentów
6. Wprowadzenie do pamięci komputera dokumentów zatwierdzonych przez dyrektora Zespołu
7. Przygotowanie projektów dokumentów związanych z przetargami, a po ich zatwierdzeniu opracowanie zgodnie z przepisami dokumentacji przetargowej
8. Opiniowanie programów księgowych funkcjonujących na rynku
9. Archiwizowanie danych znajdujących się w pamięci komputera
10. Prowadzenie spraw kancelaryjnych Zespołu, spedycja dokumentów, rejestracja korespondencji, rejestracja i przechowywanie dokumentów prawnych
11. Prowadzenie kadr w Zespole i obsługa programu „Kadry”
12. Wykonywanie innych prac zleconych przez dyrektora i głównego księgowego Zespołu.
autor informacji: Rada Miejska data wytworzenia informacji: 1996.11.21 opublikował: Administrator Systemu data publikacji: 2003.07.22 14:25 |
